Zamanı Geri Almak
Yoğun günlerde önceliği belirlemek ve yapılacaklar listesini gerçekten bitirmek için sade bir yöntem.
Önce nereye gittiğini gör
Zamanın nereye gittiğini tahmin etmek yerine üç gün boyunca not al. Her iş değişiminde saati ve yaptığın işi tek satırla yaz. Karmaşık bir uygulamaya gerek yok; telefonundaki not defteri yeter.
Üç günün sonunda listeye dürüstçe bak. Çoğu insan iki şey fark eder: kısa görünen işler toplamda saatler alır ve bölünmeler günü küçük parçalara ayırır. Bu kısa kayıt, sonraki bütün kararların temelidir. Ölçmediğin bir şeyi düzeltmen zordur.
Günün üç işini seç
Her akşam ertesi gün için en fazla üç önemli iş belirle. Birincisi bittiğinde gün boşa gitmemiş olmalı. Listeyi uzatmak kontrol hissi verir, ama çoğu zaman yalnızca yarım kalan işleri çoğaltır.
- Bugün bitmezse sonucu olan işleri öne al.
- Büyük işi, 30 dakikada başlayabileceğin bir adıma böl.
- İki dakikadan kısa işi hemen yap, kalanını listeye yaz.
Odak bloğu kur
Takvimde 25-50 dakikalık kesintisiz bloklar ayır. Bu sürede bildirimleri kapat, telefonu görüş alanından çıkar ve tek işe bak. Blok bitince kısa bir mola ver, ayağa kalk, su iç.
Sabit bir saat seçmek, her gün yeniden karar vermekten daha kolaydır. Zihnin en açık olduğu saatleri en zor işe ayır; e-posta ve küçük işleri enerjinin düştüğü saatlere bırak.
Bölünmelerle başa çık
Bölünmeler yalnızca geçen dakikayı değil, işe geri dönme süresini de alır. Birçok kişi kesintiden sonra kaldığı yeri bulana kadar sandığından uzun bir süre kaybeder. Bu yüzden bölünme sayısını azaltmak, daha hızlı çalışmaya çalışmaktan daha çok kazandırır.
Telefonu sessize almak ilk adımdır, ama asıl fark bildirimleri topluca kapatmakla olur. Gerçekten acil olan kişilere sana ulaşabilecekleri tek bir yol bırak. Mesajlara ve e-postalara günde iki veya üç belirli saatte bak. Çalışırken aklına başka bir iş gelirse onu yapmak yerine yanındaki kâğıda yaz; böylece hem unutmazsın hem de odağını kaybetmezsin.
Hayır demeyi öğren
Her yeni iş, başka bir işin zamanını alır. Bu yüzden gelen isteğe hemen evet demek yerine kısa bir süre iste: “Takvimime bakıp sana dönebilir miyim?” Bu cümle sana düşünme payı bırakır.
Reddetmek zorunda olduğunda nedeni uzun uzun açıklamana gerek yok. Kısa, kibar ve net bir cevap çoğu zaman yeterlidir. Bazen de “Şu an yapamam ama gelecek hafta bakabilirim” demek her iki tarafın işini kolaylaştırır.
Ertelemeyi çöz
Erteleme çoğu zaman tembellik değildir. Genelde iş belirsizdir, çok büyük görünür ya da kötü sonuçlanmasından korkarız. O yüzden kendini zorlamak yerine önce neden kaçındığını sor: Ne yapacağımı biliyor muyum? İş çok mu büyük? Hata yapmaktan mı çekiniyorum?
En işe yarayan yöntem başlangıcı küçültmektir. “Raporu yaz” yerine “Dosyayı aç ve üç başlık yaz” de. Kendine yalnızca on dakika söz ver; süre bitince bırakabilirsin. Çoğu zaman en zor kısım ilk on dakikadır ve bir kez başlayınca devam etmek kolaylaşır. İlk taslağın kötü olmasına da izin ver. Kötü bir taslak düzeltilebilir, boş bir sayfa düzeltilemez.
Haftayı 15 dakikada değerlendir
Hafta sonunda şu üç soruyu yanıtla: Ne işe yaradı? Zamanı en çok ne aldı? Gelecek hafta neyi bırakacağım? Cevapları bir yere yaz ki bir ay sonra geriye dönüp bakabilesin.
Yöntemi aynen uygulamak şart değil; sana uyan kısmı tut, uymayanı değiştir. Amaç her dakikayı doldurmak değil, önemli olana yer açmaktır. Boş kalan bir akşam da planın parçası olabilir.
Dinlenmeyi takvime yaz
Dinlenmek, işler bittiğinde kalan bir ödül gibi görülürse hiç gelmez, çünkü işler hiç bitmez. Bu yüzden boş zamanı da bir randevu gibi takvime koy: akşam yürüyüşü, arkadaşla buluşma, ekransız bir pazar sabahı.
Yorgun zihin aynı işi daha uzun sürede ve daha çok hatayla yapar. Bir gece iyi uyumak, çoğu zaman gece yarısına kadar çalışmaktan daha verimlidir. Dinlenmeyi zaman kaybı değil, ertesi günün hazırlığı olarak düşün.